En comptabilité, la piste d’audit fiable (PAF) désigne un enregistrement numérique des évènements relatifs à une transaction à une procédure. Cependant, encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises ont du mal à cerner véritablement son contenu, ses avantages, ses enjeux et sa méthodologie. Retrouvez donc dans ce guide toutes les informations liées à la Piste d’Audit fiable.
La PAF est un ensemble de documents qui permet à une entreprise de contrôler l’authenticité, l’intégrité, mais aussi la lisibilité de toutes les factures reçues et émises. En comptabilité, elle permet de suivre l’affectation, l’origine et la destination des factures. Admis par l’administration fiscale, c’est l’un des procédés permettant la sécurisation des factures.
De manière plus générale, la piste d’audit fiable caractérise un système informatique qui assure l’enregistrement sans interruption des évènements. Elle offre un traçage fiable et indispensable à l’utilisation correcte des informations. La piste d’audit fiable s’assure que les données ne soient détournées à des fins comme la fraude ou une usurpation d’identité. Aussi, avec ce système, il est possible d’éviter que des personnes non autorisées apportent des modifications aux données.
Par ailleurs, il faut noter que la piste d’audit fiable est généralement combinée à d’autres mesures de sécurité comme le cryptage et le pare-feu. Elle permet d’auditer facilement les différentes actions réalisées sur un réseau ou dispositif donné.
Conformément à la législation en vigueur, la piste d’audit fiable doit s’appliquer à toutes les factures. Elle s’applique à tous les formats de facture qui peuvent présenter un quelconque risque. Il peut donc s’agir :
Ainsi, si votre entreprise émet des factures par fax, courrier ou mail, vous devez mettre en place la Piste d’Audit fiable. Il en est de même pour les structures qui éditent les factures via Google Drive ou tout autre espace de partage de fichiers.
Il faut rappeler que depuis le 1er janvier 2013, les entreprises ont 3 alternatives pour l’échange des factures. Il s’agit de l’échange EDI (Echange de Données Informatisé), de la facture sécurisée RGS et des factures classiques (facture en papier, PDF simple ou PDF RGS). Pour les deux premiers modes d’échange, il n’y a pas un problème d’authenticité. Cependant, pour les factures en format classique, ce problème peut se poser.
Par ailleurs, au sein d’une entreprise, plusieurs responsables peuvent s’occuper de la mise en place de la Piste d’Audit fiable. Il peut s’agir de la direction financière, fiscale, commerciale, juridique ou informatique.
La piste d’audit fiable présente de nombreux avantages pour les entreprises. Entre autres, voici à quoi elle sert véritablement.
Grâce aux contrôles internes établis par la piste d’audit fiable, il est possible de sécuriser les procédés de facturation. Par conséquent, ce système permet d’éviter les fraudes relatives à la déductibilité de la TVA sur les factures. Ceci est possible grâce au contrôle de la présence du numéro de TVA intracommunautaire sur les factures de ventes réalisées lors des opérations internationales.
La piste d’Audit fiable permet aux entreprises d’avoir un système de contrôles internes documentés et accessibles. Ils sont choisis, organisés et mis en œuvre de manière permanente par l’entreprise. Ces contrôles internes permettent de :
Pour les experts du domaine, la piste d’audit fiable intervient comme un véritable radar anti-fraude.
La transition vers la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises. À compter de l’année 2024, toutes les entreprises devront s’y conformer. Ceci implique cependant de nombreuses préparations. Pour ce faire, les entreprises doivent se lancer dans le processus le plus tôt possible. Prendre cette disposition, c’est mettre votre structure à l’abri en cas de contrôle fiscal.
Cependant, présentant de nombreux avantages, la piste d’audit fiable ne doit pas être considérée comme une simple contrainte. C’est un véritable levier pour le développement des entreprises. Entre autres, elle participe à la sécurisation des informations et du contrôle interne. Aussi, la piste d’audit fiable permet d’optimiser l’allocation des ressources internes et de réduire des délais des différentes transactions.
Pour justifier le flux entre les factures (émises ou reçues) et la livraison des biens ou services correspondants, la piste d’audit fiable est obligatoire. De ce fait, en cas de manquement, que ce soit total ou partiel, l’entreprise est exposée à des sanctions. En fonction des cas, voici les sanctions liées à l’absence de la piste d’audit fiable.
Pour ce dernier cas, l’amende est ramenée à 5% lorsque l’opération est comptabilisée.
La documentation nécessaire pour la Piste d’Audit fiable varie en fonction de taille de votre entreprise. Il est donc essentiel de prendre en compte ce point. Par exemple, pour une TPE, il faut une documentation orale qui présente les grandes phases de la procédure de la piste d’audit fiable. Par contre, pour une PME, la documentation doit être écrite et synthétique. Pour finir, lorsqu’il s’agit des grands groupes, la documentation est écrite et très détaillée. Elle doit présenter le processus de facturation, les contrôles mis en place et la conformité de la prestation.
